GXO Logistics

ZASADY ZACHOWANIA POUFNOŚCI INFORMACJI DLA KANDYDATÓW (wersja ogólna)

Niniejsza informacja o zasadach zachowania poufności informacji ma na celu poinformowanie o wykorzystaniu Pana/Pani danych osobowych przez firmę GXO Logistics na potrzeby procesu rekrutacji.

 

  1. PODMIOT GROMADZĄCY INFORMACJE

GXO Logistics, Inc, 180 Great Portland Street, Londyn W1W 5QZ, Wielka Brytania („Spółka”) jest „administratorem danych” w procesie przetwarzania danych. Informacje te są również wykorzystywane przez nasze podmioty stowarzyszone i spółki grupy (nasze „spółki z grupy”), głównie zamieszczające oferty pracy, ale potencjalnie inne, w zależności od umiejętności językowych użytkownika i preferencji dotyczących kraju, a więc w niniejszej informacji odniesienia do „my” lub „nas” oznaczają Spółkę i spółki z naszej grupy. Zamieszczona oferta pracy będzie zawierać informacje o spółce z grupy, która składa ofertę.

 

  1. PODSTAWA PRAWNA I CEL PRZETWARZANIA

Przetwarzamy dane w celu rozpatrzenia Pana/Pani podania.

Podstawą prawną przetwarzania jest Pana/Pani zgoda.

Powiadomimy Pana/Panią o wszelkich zmianach w gromadzonych przez nas informacjach lub w celach, dla których je zbieramy i przetwarzamy.

 

  1. PODMIOTY, KTÓRYM MOŻEMY UDOSTĘPNIAĆ INFORMACJE

Być może będziemy musieli udostępnić niektóre z poniższych kategorii danych osobowych innym podmiotom, takim jak wewnętrzni rekruterzy, Menedżerowie ds. Zatrudnienia, nasz dział HR, inne firmy z grupy (głównie te, które publikują oferty pracy, ale potencjalnie inne, w zależności od umiejętności językowych zaznaczonych na profilu i preferencji dotyczących kraju); oraz usługodawcy zewnętrzni, w tym agencje rekrutacyjne i dostawcy systemów IT.

 

  1. JAKIE INFORMACJE GROMADZIMY?

Informacje na temat Pana/Pani pozyskujemy z wielu źródeł. Niektóre informacje są gromadzone za pomocą Systemu Śledzenia Kandydatów. Korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy do hostingu i zarządzania tym systemem zgodnie z wymogami niniejszej Polityki.

Informacje, które otrzymujemy i przechowujemy, mogą obejmować:

  • Pana/Pani imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (tj. adres, numer telefonu domowego i komórkowego, adres e-mail);
  • Pana/Pani życiorys (CV);
  • szczegóły dotyczące Pana/Pani kwalifikacji, doświadczenia, historii zatrudnienia (w tym nazw stanowisk, potencjalnego poziomu wynagrodzenia i godzin pracy) i zainteresowań; oraz
  • dane osób polecających Pana/Panią.

Po etapie ustalania zawężonej listy kandydatów, a przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu, w zakresie dozwolonym przez prawo kraju spółki z grupy składającej ofertę pracy lub przeprowadzającej proces rekrutacji, możemy zbierać następujące informacje:

  • informacje na temat Pana/Pani wykształcenia akademickiego i/lub wcześniejszego zatrudnienia, w tym szczegółowe informacje dotyczące postępowania, skarg lub problemów z wydajnością, ocen, czasu pracy i obecności, na podstawie referencji uzyskanych na Pana/Pani temat od poprzednich pracodawców i/lub instytucji edukacyjnych; oraz
  • informacje dotyczące Pana/Pani kwalifikacji akademickich i zawodowych.

 

  1. MOŻLIWA LOKALIZACJA PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane są przechowywane na terenie USA i dostęp do nich Spółka uzyskuje na terenie USA, natomiast inne spółki należące do jej grupy w lokalizacjach międzynarodowych, w tym w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), Wielkiej Brytanii i Indiach, a informacje mogą być także przechowywane w biurach spółek naszej grupy, które publikują ofertę pracy, oraz agencji zewnętrznych, usługodawców, przedstawicieli i agentów, jak opisano powyżej.

 

  1. TRANSFERY MIĘDZYNARODOWE

Biorąc pod uwagę, że firmy Grupy GXO są zlokalizowane i świadczą usługi na całym świecie, musimy przekazywać Pana/Pani dane osobowe na skalę międzynarodową. W szczególności dane osobowe gromadzone przez nas w EOG i Wielkiej Brytanii mogą być przekazywane i przetwarzane w krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Kraje te mogą nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jaki obowiązuje w EOG.

W przypadku przekazywania przez nas Pana/Pani danych poza EOG stosujemy standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską dotyczące przekazywania danych osobowych. Kopię można uzyskać poprzez złożenie wniosku, korzystając z poniższych danych kontaktowych.

 

  1. JAK DŁUGO PRZECHOWYWANE SĄ PANA/PANI DANE

Dane osobowe, które uzyskujemy na Pana/Pani temat w trakcie procesu rekrutacji, przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym są przetwarzane (lub w przypadku kandydatów, którzy nie zostali wybrani, tam gdzie zastosowanie mają szczególne ograniczenia, w okresie wskazanym w załączonym załączniku).

Jeśli Pana/Pani podanie zostanie rozpatrzone pozytywnie, dane osobowe zostaną przesłane do systemu dokumentacji HR w celu realizacji procesu zatrudnienia i zawarcia umowy o pracę zgodnie z naszą polityką zachowania poufności informacji dotyczącą zatrudnienia. 

W przypadku dalszych pytań dotyczących przechowywania przez nas Pana/Pani danych prosimy o kontakt.

 

  1. PRAWA KANDYDATA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych przez Spółkę przysługują Panu/Pani następujące prawa:

  • Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie ma mocy wstecznej. Oznacza to, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania w przeszłości, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W związku z tym Firma nie jest zobowiązana do cofnięcia tych wcześniejszych operacji przetwarzania po cofnięciu zgody. 
  • Prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych. Umożliwia ono Panu/Pani otrzymanie kopii danych osobowych, które posiadamy na Pana/Pani temat i sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
  • Prawo do żądania korekty danych osobowych, które posiadamy na Pana/Pani temat. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych informacji, które posiadamy na Pana/Pani temat.
  • Prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych. Dzięki temu może Pan/Pani zażądać od nas usunięcia danych osobowych, jeśli nie ma uzasadnionego powodu, abyśmy nadal je przetwarzali. Przysługuje Panu/Pani również prawo zażądania usunięcia Pana/Pani danych osobowych w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do cofnięcia zgody (patrz powyżej).
  • Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych. Dzięki temu może Pan/Pani zażądać zawieszenia przetwarzania danych osobowych, na przykład jeśli chce Pan/Pani, abyśmy ustalili ich dokładność lub powstrzymali się od usunięcia danych osobowych.
  • Prawo żądania przeniesienia Pana/Pani danych osobowych do innego podmiotu, tj. prawo do przenoszenia danych. W tym przypadku przysługuje Panu/Pani prawo do otrzymania swoich danych osobowych w uporządkowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przysługuje Panu/Pani prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi bez stawiania przeszkód z naszej strony.
  • Prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Jeśli chce Pan/Pani skorzystać ze swoich praw, złożyć wniosek lub jeśli ma Pan/Pani inne pytania, uwagi lub wątpliwości dotyczące naszych praktyk dotyczących ochrony prywatności, prosimy o kontakt pod adresem gdpr@gxo.com.

 

Ta informacja została po raz ostatni zaktualizowana 1 lipca 2021 r.

 

ZAŁĄCZNIK – Przechowywanie danych

Dane osobowe, które otrzymujemy na Pana/Pani temat podczas procesu rekrutacji, przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym są przetwarzane, z zastrzeżeniem, że w przypadku kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, informacje te zostaną usunięte najpóźniej 2 (dwa) lata od ostatniego kontaktu lub w podanym poniżej terminie.

Kraj pochodzenia danych osobowych

Okres przechowywania

Belgia

6 miesięcy od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Francja

2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Niemcy

2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Włochy

1 rok od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Holandia

4 tygodnie od ostatniego kontaktu w SuccessFactors. W przypadku gdy będziemy chcieli przechowywać Pana/Pani dane przez dłuższy okres (do (1) roku), zwrócimy się do Pana/Pani z prośbą o zgodę.

Polska

1 rok od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Hiszpania

2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Szwajcaria

2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors

Wielka Brytania

6 miesięcy od ostatniego kontaktu w SuccessFactors