XPO

ZASADY ZACHOWANIA POUFNOŚCI INFORMACJI DLA KANDYDATÓW (wersja ogólna)

Niniejsza informacja o zasadach zachowania poufności informacji ma na celu poinformowanie o wykorzystaniu Pana/Pani danych osobowych

przez firmę XPO na potrzeby procesu rekrutacji.

 

1. PODMIOT GROMADZĄCY INFORMACJE

XPO, Inc, Five American Lane, Greenwich, CT 06831, USA („Firma”) jest „administratorem danych” w procesie przetwarzania danych. Informacje te są również wykorzystywane przez nasze podmioty stowarzyszone i spółki grupy (nasze „spółki z grupy”), głównie zamieszczające oferty pracy, ale potencjalnie inne, w zależności od umiejętności językowych użytkownika i preferencji dotyczących kraju, a więc w niniejszej informacji odniesienia do „my” lub „nas” oznaczają Spółkę i spółki z naszej grupy. Zamieszczona oferta pracy będzie zawierać informacje o spółce z grupy, która składa ofertę.

 

2. PODSTAWA PRAWNA I CEL PRZETWARZANIA

Przetwarzamy dane w celu rozpatrzenia Pana/Pani podania.

Podstawą prawną przetwarzania jest Pana/Pani zgoda.

Powiadomimy Pana/Panią o wszelkich zmianach w gromadzonych przez nas informacjach lub w celach, dla których je zbieramy i przetwarzamy.

 

3. PODMIOTY, KTÓRYM MOŻEMY UDOSTĘPNIAĆ INFORMACJE

Być może będziemy musieli udostępnić niektóre z poniższych kategorii danych osobowych innym podmiotom, takim jak wewnętrzni rekruterzy, Menedżerowie ds. Zatrudnienia, nasz dział HR, inne firmy z grupy (głównie te, które publikują oferty pracy, ale potencjalnie inne, w zależności od umiejętności językowych zaznaczonych na profilu i preferencji dotyczących kraju); oraz usługodawcy zewnętrzni, w tym agencje rekrutacyjne i dostawcy systemów IT.

 

4. JAKIE INFORMACJE GROMADZIMY?

Informacje na temat Pana/Pani pozyskujemy z wielu źródeł. Niektóre informacje są gromadzone za pomocą Systemu Śledzenia Kandydatów. Korzystamy z usług zewnętrznego dostawcy do hostingu i zarządzania tym systemem zgodnie z wymogami niniejszej Polityki.

Informacje, które otrzymujemy i przechowujemy, mogą obejmować:

 

• Pana/Pani imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (tj. adres, numer telefonu domowego i komórkowego, adres e-mail);
• Pana/Pani życiorys (CV);
• szczegóły dotyczące Pana/Pani kwalifikacji, doświadczenia, historii zatrudnienia (w tym nazw stanowisk, potencjalnego poziomu wynagrodzenia i godzin pracy) i zainteresowań; oraz
• dane osób polecających Pana/Panią.

Po etapie ustalania zawężonej listy kandydatów, a przed podjęciem ostatecznej decyzji o zatrudnieniu, w zakresie dozwolonym przez prawo kraju spółki z grupy składającej ofertę pracy lub przeprowadzającej proces rekrutacji, możemy zbierać następujące informacje:

 

• informacje na temat Pana/Pani wykształcenia akademickiego i/lub wcześniejszego zatrudnienia, w tym szczegółowe informacje dotyczące postępowania, skarg lub problemów z wydajnością, ocen, czasu pracy i obecności, na podstawie referencji uzyskanych na Pana/Pani temat od poprzednich pracodawców i/lub instytucji edukacyjnych; oraz
• informacje dotyczące Pana/Pani kwalifikacji akademickich i zawodowych.

 

5. MOŻLIWA LOKALIZACJA PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane są przechowywane na terenie USA i dostęp do nich Spółka uzyskuje na terenie USA, natomiast inne spółki należące do jej grupy w lokalizacjach międzynarodowych, w tym w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG), Wielkiej Brytanii i Indiach, a informacje mogą być także przechowywane w biurach spółek naszej grupy, które publikują ofertę pracy, oraz agencji zewnętrznych, usługodawców, przedstawicieli i agentów, jak opisano powyżej.

 

6. TRANSFERY MIĘDZYNARODOWE

Biorąc pod uwagę, że firmy Grupy XPO są zlokalizowane i świadczą usługi na całym świecie, jesteśmy zmuszeni do przekazywania Pana/Pani danych osobowych na skalę międzynarodową. W szczególności dane osobowe gromadzone przez nas w EOG i Wielkiej Brytanii mogą być przekazywane i przetwarzane w krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Kraje te mogą nie zapewniać takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jaki obowiązuje w EOG.

W przypadku przekazywania przez nas Pana/Pani danych poza EOG stosujemy standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską dotyczące przekazywania danych osobowych. Kopię można uzyskać poprzez złożenie wniosku, korzystając z poniższych danych kontaktowych.

 

7. JAK DŁUGO PRZECHOWYWANE SĄ PANA/PANI DANE

Dane osobowe, które uzyskujemy na Pana/Pani temat w trakcie procesu rekrutacji, przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym są przetwarzane (lub w przypadku kandydatów, którzy nie zostali wybrani, tam gdzie zastosowanie mają szczególne ograniczenia, w okresie wskazanym w załączonym załączniku),

Jeśli Pana/Pani podanie zostanie rozpatrzone pozytywnie, dane osobowe zostaną przesłane do systemu dokumentacji HR w celu realizacji procesu zatrudnienia i zawarcia umowy o pracę zgodnie z naszą polityką zachowania poufności informacji dotyczącą zatrudnienia. 

W przypadku dalszych pytań dotyczących przechowywania przez nas Pana/Pani danych prosimy o kontakt.

 

8. PRAWA KANDYDATA DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem Pana/Pani danych przez Spółkę przysługują Panu/Pani następujące prawa:

 

• Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że cofnięcie zgody nie ma mocy wstecznej. Oznacza to, że cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania w przeszłości, które miało miejsce na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W związku z tym Firma nie jest zobowiązana do cofnięcia tych wcześniejszych operacji przetwarzania po cofnięciu zgody. 
• Prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych. Umożliwia ono Panu/Pani otrzymanie kopii danych osobowych, które posiadamy na Pana/Pani temat i sprawdzenie, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
• Prawo do żądania korekty danych osobowych, które posiadamy na Pana/Pani temat. Umożliwia to skorygowanie wszelkich niekompletnych lub niedokładnych informacji, które posiadamy na Pana/Pani temat.
• Prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych. Dzięki temu może Pan/Pani zażądać od nas usunięcia danych osobowych, jeśli nie ma uzasadnionego powodu, abyśmy nadal je przetwarzali. Przysługuje Panu/Pani również prawo zażądania usunięcia Pana/Pani danych osobowych w przypadku skorzystania przez Pana/Panią z prawa do cofnięcia zgody (patrz powyżej).
• Prawo do żądania ograniczenia przetwarzania Pana/Pani danych osobowych. Dzięki temu może Pan/Pani zażądać zawieszenia przetwarzania danych osobowych, na przykład jeśli chce Pan/Pani, abyśmy ustalili ich dokładność lub powstrzymali się od usunięcia danych osobowych.
• Prawo żądania przeniesienia Pana/Pani danych osobowych do innego podmiotu, tj. prawo do przenoszenia danych. W tym przypadku przysługuje Panu/Pani prawo do otrzymania swoich danych osobowych w uporządkowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przysługuje Panu/Pani prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi bez stawiania przeszkód z naszej strony.
• Prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Jeśli chce Pan/Pani skorzystać ze swoich praw, złożyć wniosek lub jeśli ma Pan/Pani inne pytania, uwagi lub wątpliwości dotyczące naszych praktyk dotyczących ochrony prywatności, prosimy o kontakt pod adresem gdpr@xpo.com lub ComplianceOffice@xpo.com.

 

Ta informacja została po raz ostatni zaktualizowana 1 lipca 2021 r.

 

 

ZAŁĄCZNIK – Przechowywanie danych

Dane osobowe, które otrzymujemy na Pana/Pani temat podczas procesu rekrutacji, przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym są przetwarzane, z zastrzeżeniem, że w przypadku kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, informacje te zostaną usunięte najpóźniej 2 (dwa) lata od ostatniego kontaktu lub w podanym poniżej terminie.

 

Kraj pochodzenia danych osobowych	Okres przechowywania
Belgia	6 miesięcy od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Francja	2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Niemcy	2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Włochy	1 rok od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Holandia	4 tygodnie od ostatniego kontaktu w SuccessFactors. W przypadku gdy będziemy chcieli przechowywać Pana/Pani dane przez dłuższy okres (do (1) roku), zwrócimy się do Pana/Pani z prośbą o zgodę.
Polska	1 rok od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Hiszpania	2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Szwajcaria	2 lata od ostatniego kontaktu w SuccessFactors
Wielka Brytania	6 miesięcy od ostatniego kontaktu w SuccessFactors