PRIVACYVERKLARING KANDIDATEN

XPO

PRIVACYVERKLARING KANDIDATEN (wereldwijde versie)

Deze verklaring is bedoeld om informatie te verstrekken over het gebruik van uw persoonsgegevens door XPO voor de doeleinden van de sollicitatieprocedure.

1. WIE DE GEGEVENS VERZAMELT

XPO, Inc, Five American Lane, Greenwich, CT 06831, Verenigde Staten (‘Bedrijf’) is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ voor deze verwerkingsactiviteit. Deze gegevens worden ook gebruikt door onze gelieerde entiteiten en groepsmaatschappijen, (onze ‘groepsmaatschappijen’), voornamelijk degene die vacatures plaatsen, maar mogelijk ook andere, afhankelijk van uw taalvaardigheden en landvoorkeuren en daarom wordt in deze verklaring met verwijzingen naar ‘wij’ of ‘ons’ het Bedrijf en onze groepsmaatschappijen bedoeld. De geplaatste vacature bevat informatie over de groepsmaatschappij die de vacature heeft geplaatst.

2. RECHTSGRONDSLAG EN DOEL VAN DE VERWERKING

Wij verwerken gegevens met het oog op de behandeling van uw sollicitatie.

De rechtsgrondslag voor de verwerking is uw toestemming.

Wij zullen u op de hoogte brengen van elke wijziging in de gegevens die wij verzamelen of in de doeleinden waarvoor wij die gegevens verzamelen en verwerken.

3. MET WIE WIJ DE GEGEVENS KUNNEN DELEN

Wij moeten sommige van de onderstaande categorieën persoonsgegevens mogelijk delen met andere partijen, zoals interne recruiters, aanwervende managers, onze HR-afdeling, andere groepsmaatschappijen (hoofdzakelijk bedrijven die vacatures plaatsen, maar mogelijk ook andere, afhankelijk van uw taalvaardigheden en landvoorkeuren) en externe dienstverleners, waaronder wervingsbureaus en leveranciers van IT-systemen.

4. WELKE GEGEVENS WIJ VERZAMELEN

Wij ontvangen gegevens over u uit een aantal bronnen. Sommige gegevens worden verzameld met behulp van het Applicant Tracking System. Wij gebruiken een externe aanbieder om dit systeem te hosten en te beheren, overeenkomstig de vereisten van dit Beleid.

De gegevens die wij ontvangen en opslaan kunnen het volgende omvatten:

· Uw naam en contactgegevens (d.w.z. adres, vast en mobiel telefoonnummer, e-mailadres);

· Uw cv;

· Gegevens over uw kwalificaties, ervaring, arbeidsverleden (met inbegrip van functietitels, potentieel salarisniveau en werktijden) en interesses; en

· Gegevens van uw referenties.

Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen en verwerken, na het shortliststadium en voordat een definitief besluit tot aanwerving wordt genomen, voor zover toegestaan door de wet van het land van de groepsmaatschappij die de functie aanbiedt of de aanwerving verricht:

· Gegevens over uw eerdere academische en/of arbeidsverleden, met inbegrip van bijzonderheden over gedrag, grieven of functioneringskwesties, beoordelingen, tijd en aanwezigheid, uit referenties over u die zijn verkregen van eerdere werkgevers en/of onderwijsaanbieders; en

· Gegevens over uw academische en beroepskwalificaties.

5. WAAR GEGEVENS KUNNEN WORDEN BEWAARD

De gegevens worden opgeslagen in de Verenigde Staten en zijn toegankelijk voor het Bedrijf in de Verenigde Staten en zijn andere groepsmaatschappijen op internationale locaties, waaronder de Europese Economische Ruimte (EER), het Verenigd Koninkrijk (VK) en India, en kunnen ook worden bewaard op de kantoren van onze groepsmaatschappijen die de vacature plaatsen, evenals bij externe bureaus, dienstverleners, vertegenwoordigers en agenten, zoals hierboven beschreven.

6. INTERNATIONALE OVERDRACHT

Aangezien de bedrijven van de XPO Groep over de hele wereld zijn gevestigd en diensten verlenen, moeten wij uw persoonsgegevens internationaal overdragen. In het bijzonder kunnen persoonsgegevens die door ons in de EER en het Verenigd Koninkrijk worden verzameld, worden doorgegeven aan en verwerkt in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Dergelijke landen hebben mogelijk niet hetzelfde niveau van bescherming voor persoonsgegevens als in de EER.

Wanneer wij uw gegevens overdragen buiten de EER, hanteren wij de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen voor de overdracht van persoonsgegevens. U kunt een kopie krijgen door een verzoek in te dienen met behulp van de onderstaande contactgegevens.

7. HOELANG WIJ UW GEGEVENS BEWAREN

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij tijdens de aanwervingsprocedure over u verkrijgen niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt (of voor niet-succesvolle kandidaten waarvoor specifieke beperkingen gelden, binnen de termijn vermeld in de bijgevoegde bijlage).

Indien uw sollicitatie succesvol is, worden uw persoonsgegevens overgedragen naar het HR-bestandssysteem ten behoeve van uw aanwervingsprocedure en arbeidsovereenkomst, overeenkomstig ons privacybeleid inzake dienstverbanden.

Laat het ons weten als u verdere vragen heeft over onze bewaring van gegevens.

8. UW RECHTEN MET BETREKKING TOT UW PERSOONSGEGEVENS

Met betrekking tot de verwerking van uw gegevens door het Bedrijf heeft u de volgende rechten:

Het intrekken van uw toestemming op elk moment. Onthoud dat het intrekken van uw toestemming geen terugwerkende kracht heeft. Dit betekent dat de intrekking geen invloed heeft op de rechtmatigheid van eerdere verwerking op basis van toestemming voorafgaand aan de intrekking daarvan. Het Bedrijf is dus niet verplicht deze eerdere verwerking ongedaan te maken na intrekking van uw toestemming.
Verzoeken om toegang tot uw persoonsgegevens. U kunt een kopie krijgen van de persoonsgegevens die wij over u hebben en controleren of wij die gegevens rechtmatig verwerken.
Verzoeken om correctie van de persoonsgegevens die wij over u hebben. U kunt ons vragen eventuele onvolledige of onjuiste gegevens te corrigeren die wij over u hebben.
Verzoeken om wissing van uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen persoonsgegevens te wissen of verwijderen wanneer er geen goede reden is voor ons om ze te blijven verwerken. U heeft ook het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te wissen of te verwijderen wanneer u gebruik heeft gemaakt van uw recht om uw toestemming in te trekken (zie hierboven).
Verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen de verwerking van persoonsgegevens over u op te schorten, bijvoorbeeld als u wilt dat wij de juistheid ervan vaststellen of om wissen van de persoonsgegevens te voorkomen.
Verzoeken om overdracht van uw persoonsgegevens aan een andere partij, d.w.z. het recht op gegevensoverdraagbaarheid, waarbij u het recht heeft om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerde, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm en het recht heeft om die gegevens zonder belemmering door ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke door te geven.
Het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Als u uw rechten wilt uitoefenen, een verzoek wilt indienen of andere vragen, opmerkingen of zorgen heeft met betrekking tot onze privacypraktijken, neem dan contact op met gdpr@xpo.com of ComplianceOffice@xpo.com.

Deze verklaring is het laatst bijgewerkt op 1 juli 2021.

BIJLAGE – Bewaring van gegevens

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij tijdens de aanwervingsprocedure over u verkrijgen niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor deze worden verwerkt, met dien verstande dat voor niet-succesvolle sollicitanten deze gegevens uiterlijk twee (2) jaar na het laatste contact of binnen de hieronder vermelde periode zullen worden gewist.

Land waaruit persoonsgegevens worden ontvangen	Bewaartermijn
België	6 maanden vanaf laatste contact in SuccessFactors
Frankrijk	2 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Duitsland	2 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Italië	1 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Nederland	4 weken vanaf laatste contact in SuccessFactors Wanneer wij uw gegevens langer dan dit willen bewaren (tot één (1) jaar), zullen wij uw toestemming vragen
Polen	1 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Spanje	2 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Zwitserland	2 jaar vanaf laatste contact in SuccessFactors
Verenigd Koninkrijk	6 maanden vanaf laatste contact in SuccessFactors